Die ganze Welt redet vom "Papierlosen Büro", aber in Ihrem Betrieb herrscht aktuell noch das blanke Papier-Chaos? Kein Problem, denn es ist gar nicht so schwer, den vermeintlich großen Schritt in die "Papierlosigkeit" zu machen.
Zuvor gilt es aber drei wichtige Fragen zu klären:
Was ist ein "Papierloses Büro"?
Der Begriff erklärt sich von selbst. Es wird versucht, auf möglichst viel Papier zu verzichten und viele Prozesse der täglichen Arbeit vom Papier auf den Rechner oder in die Cloud zu verlegen.
Welche Vorteile bringt ein "Papierloses Büro"?
Man bekommt eine zentrale Ablage für seine Dokumente, spart Zeit durch bessere Auffindbarkeit von Dateien und hat nicht zuletzt merkliche Einsparungen beim Verbrauch von Rohstoffen.
Welche Nachteile hat ein "Papierloses Büro"?
Ein großer Nachteil ist dessen Einführung. Die erste Phase verläuft meist holprig. Zudem muss die Umstellung von "Oben" nach "Unten" gelebt werden. Nur was der Chef selbst auch macht, kann er von seinen Angestellten verlangen. Darüber hinaus sind immer wieder Mut und Disziplin gefragt, bis endlich erste Erfolge sichtbar sind.
Nun wird es also Zeit, in die digitale Zukunft zu starten. Dafür müssen aber sieben weitere, elementare Schritte getan werden. Es braucht:
1. Gute Planung
Nur wer genau weiß, was er wie digitalisieren will, wird auch ans Ziel kommen. Als erstes muss geplant werden, was digitalisiert werden soll, was in der Cloud gepflegt und archiviert werden kann, aber auch überflüssige Schritte gilt es zu erkennen und zu egalisieren.
2. Gute Hardware
Wer digitalisieren und online archivieren will, der braucht einen guten Dokumenten-Scanner. Mit diesem steht und fällt das ganze Projekt.
3. Gute Software
Nur wenn die eingesetzte Software alles verarbeiten kann, wird die Digitalisierung funktionieren. Programme zur Dokumenten-Digitalisierung sind dabei genauso wichtig, wie Recherche-Software, Collaboration Tools oder aber Software für das Projektmanagement. Keine Sorge, eine einfache Suche im Internet reicht aus, um hier schnell fündig zu werden.
4. Eine gute Cloud-Umgebung
Alle Daten müssen sicher und "sorgenfrei" gelagert werden. Am besten geht das in der Cloud. Auch hier gibt es viele unterschiedliche Anbieter mit vielen unterschiedlichen Paketen. Mit Blick auf Funktionen, Kosten und Sicherheit der Dienste kann jeder selbst abwägen, was für ihn und seinen Betrieb das Beste sein wird.
5. Digitalisierung von alltäglichen Prozessen
Mit alltäglichen Aufgaben fangen Sie an. Gute "Übungsprojekte" sind zum Beispiel Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung. Auch die Digitalisierung des Kalenders eignet sich perfekt. Danach folgen alle weiteren Aktionen.
6. Einheitlich benannte Dokumente
Werden die Informationen digital erstellt, ist es wichtig, sie einheitlich zu benennen. Nur dann ist das Auffinden in digitaler Form einfacher als die Suche in Aktenordnern.
7. Vorteile, die immer wieder genannt werden
Nur wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konsequent mitgenommen werden, klappt die Umstellung reibungslos. Zeigen Sie Ihren Angestellten regelmäßig auf, warum ein "Papierloses Büro" alternativlos ist.
Wenn Sie diese sieben einfachen Tipps beherzigen, dann können auch Sie schon bald mit der "ganzen Welt" über die Vorteile eines "Papierlosen Büros" philosophieren.
